仕事の成果は準備でほぼ決まる。現代だからこそ光る事前準備の重要性

2025年10月9日 2025年10月9日豊岡春樹

豊岡春樹

こんにちは！福岡県久留米市の公認会計士・税理士、豊岡春樹です！

「仕事の成果は、取り掛かる前の準備でその大半が決まる」

これは、私が社会人になりたての監査法人時代に、上司から教わった言葉です。

この言葉は、私の心の中にずっと残っており、今まで様々な業務に携わる中で、この言葉の重みを日々実感しています。

今回は、なぜこれほどまでに事前準備が重要なのか、そしてAIが発達した現代において、どのように準備と向き合っていくべきかについて、私の考えをお伝えします。

なぜ事前準備が仕事の成果を左右するのか

皆さんは、段取り八分、仕事二分という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

これは、仕事全体の10のうち、8を段取り（事前準備）にかければ、残りの2はスムーズに進むという意味です。

私の経験上、これは紛れもない事実だと感じています。

事前準備を徹底することで、以下のような多くのメリットが生まれます。

業務の質が向上する：想定される課題や論点を事前に洗い出すことで、より深く、多角的な視点から業務に取り組めます。
手戻りが減り、効率が上がる：ゴールまでの道筋が明確になるため、無駄な作業やミスが減り、結果的に時間短縮に繋がります。
精神的な余裕が生まれる：見通しが立っているため、焦りや不安なく業務に集中できます。突発的なトラブルにも対応しやすくなります。

ノーベル経済学賞を受賞した心理学者ダニエル・カーネマン氏らが提唱した『計画の錯誤（Planning Fallacy）』では、人間は将来のタスクにかかる時間を過小評価する傾向があると指摘されています。
入念な事前準備は、この認知バイアスから抜け出し、現実的な計画を立てるための有効な手段なのです。

参考：計画錯誤

【具体例】税理士業務における事前準備の威力

では、実際の業務において事前準備はどのように活きるのでしょうか。ご参考までに具体的な場面を2つご紹介します。

お客様との初回面談

新たなお客様との面談は、私たちのことを知っていただく非常に重要な機会です。
この場面でも事前準備が大きな力を発揮します。

例えば、面談前にお客様のホームページを拝見し、事業内容や企業理念、強みなどを把握しておくだけで、当日の会話の質は全く異なります。
「ホームページを拝見しましたが、特に〇〇という点に力を入れていらっしゃるのですね」といった一言があるだけで、お客様は「自分の会社に興味を持ってくれている」と感じ、信頼関係を築く第一歩となります。

また、事前に面談資料を作成しておくことも欠かせません。
話したい内容を整理し、視覚的に分かりやすくまとめておくことで、伝えたい情報を漏れなく、かつ的確にお伝えすることができます。

ご質問への回答

お客様から寄せられる質問に回答する際も、事前準備の姿勢が問われます。

たとえ自分の中である程度答えが固まっている内容であっても、必ず一度関連する法令や通達などを確認してから回答するようにしています。
なぜなら、人間の記憶や知識は不完全で、「こうだったはずだ」という思い込みが誤りを生む可能性があるからです。

一度立ち止まって調べることで、情報の正確性を担保できるだけでなく、関連する他の論点に気づくこともあります。
これにより、「〇〇という観点もありますが、お客様の場合はこちらの方法が考えられます」といった、付加価値のある多角的な提案が可能になります。
これも、お客様への大切な価値提供の一つだと考えています。

AIを活用した現代の「賢い」事前準備術

「事前準備が大切なのは分かったけど、忙しくてなかなか時間が取れない」と感じる方も多いかもしれません。
しかし、現代にはAIという強力な味方がいます。

AIは、面倒で時間のかかる情報収集や資料作成といった準備作業を、驚くほど効率化してくれる「道具」です。

例えば、お客様の情報をリサーチする際に「DeepResearch」のようなAIツールを使えば、業界動向や競合情報などを瞬時にまとめてくれます。
また、面談資料の構成案やデザインも、簡単な指示でAIが完成度の高いものを作成してくれます。

このように、AIをうまく活用すれば、事前準備の質を落とすことなく、時間を大幅に短縮することが可能です。
そして、そこで生まれた時間を、お客様との対話や、より創造的な業務、あるいはプライベートの充実に使うことができるのです。

まとめ

仕事の成果は、才能や経験だけでなく、どれだけ入念な準備を積み重ねたかによって大きく左右されると考えます！
そして、AI技術が発達した現代は、これまで以上に賢く、効率的に準備を行える時代です。

投稿者プロフィール

豊岡春樹: 久留米市の若手公認会計士・税理士です！
freee会計を活用し、中小法人・スモールビジネスの記帳や確定申告の負担を軽減し、本業に専念できる環境づくりを支援しています。
創作活動に励む漫画家・同人作家の方からのご相談も多数いただいており、柔軟かつ丁寧な対応を心がけています。